Mit Blick auf das nahende Festival im September 2024 wurde zunächst ab April die Erarbeitung eines Awareness-Konzepts priorisiert. Mithilfe des Konzepts sollte zum einen kommunikativ ein klares Zeichen gegen sämtliche Formen des Machtmissbrauchs und sexualisierter Gewalt gesetzt werden. Zum anderen sollten Strukturen geschaffen werden, die präventiv dem Aufkommen von Formen des Machtmissbrauchs und sexualisierter Gewalt auf Veranstaltungen und ganzjährig im Büroalltag des Beethovenfests entgegenwirken. Im Fall von Vorkommnissen sollte Betroffenen persönliche Unterstützung und Schutz geboten werden.

Zunächst stand hier die Recherche nach bestehenden Awareness-Konzepten bei anderen Veranstaltern im Fokus. Da im Bereich der klassischen Konzertveranstalter praktisch keine recherchierbaren Konzepte auffindbar waren, rückte die Betrachtung und Analyse von Konzepten anderer Institutionen und Initiativen in den Fokus, z. B. fridays for future Deutschland, Initiative wirmuesstenmalreden und unterschiedliche Pop-Festivals/-Veranstaltungen. Aus dem Bereich der Musik initiierte das Team vor allem ein Austausch mit Hochschuleinrichtungen, so z. B. mit der durch Studierenden besetzten AG Awareness der Hochschule für Musik Franz Liszt in Weimar. Auf diesem Wege lernten sie unterschiedliche erprobte Konzepte und Umgangsformen mit Vorfällen von sexualisierter Gewalt oder Machtmissbrauch kennen, um zu einem späteren Zeitpunkt deren Anwendbarkeit mit Blick auf die herrschenden Rahmenbedingungen beim Beethovenfest zu prüfen. Zunächst wurden jedoch die genannten Rahmenbedingungen des Festivalbetriebs sowie der internen betrieblichen Struktur des Beethovenfests konkret erfasst, woraus wiederum abgeleitet werden konnte, für welche, der Institution Beethovenfest angeschlossenen Personengruppen ein Awareness-Konzept erstellt werden soll.

Hierbei identifizierte das Team drei wesentliche Zielgruppen, nämlich das Publikum, im Festival auftretende Künstler:innen sowie die festen Mitarbeitenden und längerfristig eingebundene Dienstleistenden. Im Anschluss erarbeiteten sie konkrete Umsetzungszenarien der Awareness-Arbeit und die notwendige Kommunikation für diese Zielgruppen. In diesem Zuge entstand der Text »Werte und Überzeugungen unseres Miteinanders«, der im Namen der Institution Beethovenfest Bonn und der Mitarbeitenden (in der äußeren Form an ein Leitbild bzw. »Code of Conduct« angelehnt) die zentralen Aspekte eines respektvollen und gewaltfreien Miteinanders im Rahmen des Beethovenfests formuliert.

Darüber hinaus wurde die Durchführungsplanung des Awareness-Konzepts insbesondere im Festival konkretisiert. Zu diesem Zweck formierte sich ein Awareness-Team von insgesamt sieben freiwilligen Mitarbeitenden des Beethovenfests. Die Mitglieder des Awareness-Teams erhielten zunächst eine Schulung durch die Initiative »Awareness e. V.«, die sich auf die Schulung und Beratung zur Entwicklung von Awareness-Konzepten spezialisiert hat. Der Schwerpunkt lag hierbei vornehmlich darauf, Fähigkeiten zu entwickeln, um Gefahrensituationen bzw. Betroffene von Machtmissbrauch und sexualisierter Gewalt auf Veranstaltungen zu erkennen und de-eskalierend und zugleich bedürfnisorientiert zu kommunizieren.

Das Awareness-Teams entwickelte für den Festivalbetrieb eine Einsatzplanung, stellte seine Erreichbarkeit sicher und produzierte unterschiedliche Kommunikationsmedien. Solche waren die Website des Beethovenfests und ein Flyer, der auf sämtlichen Veranstaltungen des Festivals auslag. Darüber wurde der oben genannte Text »Werte und Überzeugungen unseres Miteinanders« sowie unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten zum Awareness-Team des Beethovenfests und auch externen, unabhängigen Beratungsstellen verfügbar gemacht.

Die Erreichbarkeit des Awareness-Teams insbesondere für Künstler:innen und Publikum war vornehmlich durch eine Hotline sowie über eine gesonderte E-Mail-Adresse und ein anonymes Kontaktformular auf der Website des Beethovenfests gewährleistet. Darüber hinaus waren Mitglieder des Awareness-Teams auch im Rahmen von Veranstaltungen präsent, ansprechbar und mittels Namensschild gekennzeichnet. Dies konnte jedoch bei insgesamt etwa 100 Festival-Veranstaltungen innerhalb von vier Wochen nur stellenweise gewährleistet werden.